Подробное описание TTD

TaskToDo – задачи для исполнения. Система, разработанная компанией TRINET для автоматизации внутренних процессов внутри компании.

В течении нескольких лет система успешно использовалась внутри нашей компании для постановки задач и контроля из исполнения. После многолетнего опыта, множественных итераций и окончательного «тестирования» система была выведена на рынок для внедрения в других компаниях.

Предназначение системы
Система TaskToDo предназначена для автоматизации процессов внутри компании. Система позволяет формализовать все задачи, стоящие в компании и распределить их между ответственными сотрудниками. Помимо распределения задач между сотрудниками компании, система TaskToDo позволяет осуществлять контроль за исполнением задач и вести мониторинг поставленной задачи в течении всего ее жизненного цикла.

Помимо функции постановки и контроля задач, система имеет целый ряд дополнительного функционала, позволяющего отстроить все коммуникативные процессы внутри компании. Основной целью внедрения системы является отказ от устных коммуникаций внутри компании (в рамках рабочих процессов).

Система отлично приспособлена под работу посредством интернета, что позволяет контролировать сотрудников, работающих вне офиса или в других географических точках.

Описание внутренних процессов в компании
Стандартная схема постановки задачи и ее исполнения
Каждая компания, вне зависимости от рода ее деятельности, имеет свои внутренние процессы, на основании которых строится ее деятельность. Как правило, все задачи ставятся устно или при помощи приказов, изложенных на бумаге.

В зависимости от приоритета и важности поставленной задачи, она курируется лицами с разной степенью ответственности за процесс.
Если схематически изобразить процесс коммуникаций внутри большинства компаний, он будет выглядеть так:

Данная схема отображает коммуникативные процессы в крупной компании.

Схема не является правилом, но данные примеры встречаются довольно часто.

Из схемы видно, каким образом происходит логистика поставленной задачи в обычной компании. Руководитель обозначает задачи и распределяет их между ответственными отделами. Руководители отделов распределяют полученные задания между ответственными сотрудниками своих отделов (начальники направлений, руководители групп, проект-менеджеры и т.д.). То есть, в свою очередь распределяют роли между своими подчиненными (исполнителями).

При такой схеме часто возникают нештатные ситуации, например, отдел, которому поручена задача, не может выполнить ее в полной мере без привлечения специалистов из других отделов,соответственно, на определенных моментах передачи данных возникают «разрывы» в цепочке коммуникации. Эти «разрывы» могут привести к невыполнению задачи в целом, например, неожиданно заболел сотрудник, который должен был передать данные по поставленной задаче.

Правильная организация процессов в компании позволяет сократить трудозатраты сотрудников, ускорить процессы, необходимые для реализации задач компании, а так же контролировать работу каждого сотрудника, что позволит повысить качество выполняемых задач (работ, услуг и т.д.).

Автоматизированная система управления TaskToDo, позволит организовать коммуникативные процессы, а так же контроль за исполнением обязанностей сотрудников с минимальными потерями.

Схема постановки задачи и ее исполнения при помощи TaskToDo
Система TaskToDo позволяет ставить задачи непосредственно на исполнителя, при этом контролировать исполнение или состояние задачи всеми ответственными сотрудниками (руководитель, руководитель отдела, ответственные сотрудники внутри отдела и т.д.). Если представить процесс постановки и выполнения задачи в графической схеме, это будет выглядеть следующим образом:

Схема демонстрирует жизненный цикл индивидуальной задачи в компании при постановке ее через систему TaskToDo.

В зависимости от внутренней схемы работы компании система настраивается индивидуально под каждую группу сотрудников, с индивидуальным набором возможностей и информационных данных. На приведенной схеме отображен жизненный цикл задачи в крупной компании, где постановщик (на схеме «руководитель») не имеет представления о конечном исполнителе (на схеме «исполнители задачи). Процесс постановки и выполнения задачи проходит следующим образом:

1. Руководитель ставит задачи на отделы, ответственные за ее исполнение
- задача направляется к руководителям отделов.
Если руководитель отдела не может принять задачу (отсутствует), она автоматически спускается на следующий уровень.
2. Руководитель отдела распределяет задачу (назначает ответственных за ее исполнение) между своими подчиненными занимающими руководящие должности.
3. Ответственные за исполнение задачи, распределяют ее между своими подчиненными (исполнителями).
В случае, если для выполнения поставленной задачи, не достаточно ресурсов в отделе, например, для полного выполнение необходимо привлечение специалистов из другого отдела, ответственные сотрудники перенаправляют часть задачи в необходимый отдел. Задачу получает руководитель отдела и распределяет ее между своими подчиненными, при необходимости между ответственными сотрудниками.
4. После выполнения задачи сотрудники составляют отчет о результате (время выполнения, комментарии, результат и т.д.) и подтверждают ее. Отчет автоматически приходит к ответственным за исполнение задачи, и руководителю отдела.
5. После проверки результата, руководитель отдела направляет отчет руководителю
6. В случае невозможности выполнения поставленной задачи исполнители составляют отчет об этом и возвращают задачу ее постановщику. Все задействованные звенья в этой цепи получают данный отчет.

На всем пути задачи ее контролирует руководитель и ответственные сотрудники (руководители отделов, ответственные за исполнение). Таким образом, все руководители находятся в постоянном ведении о состоянии поставленной задачи – задача принята, обрабатывается, завершена, находится на проверке и т.д.

В зависимости от схемы работы компании звеньев в цепочке пути задачи может быть неограниченное количество. Так же могут быть настроены пути отчетности, например, руководителю не приходит результат задачи, пока он не проверен ответственными сотрудниками и руководителем компании.
Данный подход к менеджменту компании позволяет сократить временные затраты, упростить управленческие процессы, уменьшить ошибки коммуникативных процессов и сократить трудозатраты исполнителей задач.

Шаблоны процессов
Вне зависимости от деятельности компании каждый внутренний процесс происходит по отработанной схеме, а значит, его можно систематизировать. Система TaskToDo, позволяет настроить шаблоны для каждого процесса в компании. Это значит, что для каждого процесса можно заложить набор задач, необходимый для полной его реализации. Для более детального представления описываемого инструмента, рассмотрим два варианта: процесс производственного характера – установка электрического щита, и процесс коммерческого характера – привлечение нового клиента.

Пример 1: установка электрического щита
Ниже приведен список задач, которые необходимо выполнить для установки щита. Напротив задач, через дефис, указаны условные исполнители данной задачи.
1. Оценить объем и стоимость работ – менеджер проекта
1.1. Согласовать время встречи с Заказчиком
1.2. Встретиться с Заказчиком, обсудить задачу
1.3. Выехать на объект, произвести замеры
1.4. Разработать план проекта, рассчитать затраты
1.5. Согласовать проект с Заказчиком
1.6. Поставить задачу проектной (монтажной) группе
2. Закупить необходимые материалы – менеджер проекта, прораб
2.1. Определить время закупки, согласовать время с прорабом
2.2. Выехать в точку закупки (магазин, стройбаза), закупить материал
2.3. Доставить материал на объект
3. Распределить роли между участниками проектной группы – прораб
3.1. Определить время собрания, оповестить участников проектной группы
3.2. Провести совещание, ознакомить с проектом, распределить роли, оповестить о дате и времени начала работ
4. Собрать электрический щит – электрик
4.1. Изучить план проекта
4.2. Собрать необходимые материалы
4.3. Произвести сборку
5. Установить электрический щит - монтажник
5.1. Изучить план проекта
5.2. Получить материалы (щит) от электрика
5.3. Собрать необходимые материалы
5.4. Произвести монтаж
6. Протянуть кабель от подключаемых точек – монтажник, электрик
6.1. Собрать необходимые материалы
6.2. Протянуть кабель от точек к щиту
6.3. Подключить точки к кабелю
7. Подключить кабель к электрическому щиту – электрик
8.Провести пробный запуск – электрик, прораб
8.1. Проверить проведенные работы на соответствие с планом проекта
8.2. Произвести подключение систем
8.3. Произвести запуск
9. Протестировать результат работы – менеджер проекта, прораб
9.1. Выехать на объект
9.2. Сверить проведенные работы в соответствии с планом проекта
9.3. Провести пробный запуск
9.4. Принять работы у проектной группы
10. Сдать проект Заказчику – менеджер проекта
10.1. Согласовать с заказчиком время выезда на объект
10.2. Получить закрывающую документацию в бухгалтерии
10.3. Выехать на объект
10.4. Продемонстрировать Заказчику работающий электрический щит
10.5. Подписать закрывающие документы
10.6. Сдать документы в бухгалтерию, закрыть проект

Приведен список работ, необходимый для установки электрического щита.

Данный план подходит для 90% процентов подобных работ. Спланировав данный шаблон один раз, руководитель имеет возможность спроецировать его на любой проект. При проецировании шаблона руководитель определит ответственного менеджера, прораба и проектную группу. Так же руководитель назначит время начала проекта.

В зависимости от времени начала проекта, менеджеру поступит первая задача. Задача будет доступна заранее, таким образом, менеджер будет иметь информацию о том, что ему необходимо созвониться с Заказчиком и назначить встречу. Каждая задача имеет комментарии, в которых указана вся необходимая информация (контакты Заказчика, время когда нужно позвонить и другая информация).

Каждая задача имеет головную задачу. Это значит, что перед тем, как выполнить пункт 1.2, необходимо выполнить пункт 1.1. В противном случае, задача 1.2. помечается как «задача не готовая к исполнению по причине не хватки материалов» (нельзя встретиться с Заказчиком, не оговорив время встречи).

В зависимости от сроков исполнения задачи, которые так же рассчитываются, каждая задача запланирована на определенное время. Это дает возможность рассчитать время проекта с точность до дня.

На протяжении всего проектного цикла, руководитель видит состояние проекта и может регулировать его. Если по каким-либо причинам задача не выполнена в срок, менеджер проекта и его руководитель оповещаются об этом (информирует система) и могут принять необходимые меры.
Для постановки задач рабочей группе, не имеющей постоянный доступ к интернету, возможно подключение при помощи КПК.

Пример 2: привлечение нового клиента
На первый взгляд, привлечение клиента является сугубо индивидуальным процессом, требующим работы с каждым клиентом в частности. Не смотря на это, существует отработанная схема, которой пользуются все крупные компании, имеющие квалифицированный маркетинговый отдел. Ниже приведены задачи, которые необходимо выполнить в рамках схемы «Воронка продажи» (в скобках комментарии)

1. Проведение анализа потенциальных клиентов – маркетолог (проводится анализ компаний, потенциально входящих в целевую группу)
1.1. Подбор информационного материала (справочники, рекламные издания, интернет и т.д.)
1.2. Определение списка компаний, входящих в целевую группу
2. Определение потенциальных клиентов среди целевой группы – маркетолог (анализ целевой группы, составление прогнозов кредитоспособности компаний, изучение имеющихся контактов на предмет использования предлагаемой услуги/товара)
2.1. Изучение целевой группы
2.2. Составление списков потенциальных клиентов
2.3. Передача материалов телемаркетологу
3. Звонки потенциальным клиентов – телемаркетолог
3.1. Звонки в компании
3.2. Выяснения потребностей компаний в предоставлении услуги/товаре
3.3. Вызов интереса у компании в предоставляемой услуге/товаре
3.4. Назначение встречи
3.5. Передача материалов менеджеру по работе с клиентом
4. Встреча с клиентом – менеджер по работе с клиентом
4.1. Выезд к клиенту/принятие клиента у себя в офисе
4.2. Обсуждение потребностей клиента
5. Разработка коммерческого предложения – менеджер по работе с клиентами/менеджер проектов
5.1. Изучение материалов, полученных при встрече
5.2. Разработка идей КП
5.3. Написание КП
5.4. Передача КП клиенту
6. Обсуждение условий сотрудничества – менеджер по работе с клиентами/менеджер проектов/коммерческий директор
6.1. Выезд к клиенту/прием клиента у себя в офисе
6.2. Обсуждение коммерческого предложения
6.3. Обсуждение условий договора
6.4. Назначение даты подписания договора
7. Подписание договора – менеджер проекта/лицо с правом подписи
8. Реализация проекта – менеджер проекта

Из приведенного плана работ, можно отметить, что даже такой творческий процесс, как привлечение новых клиентов можно формализовать. Каждая задача имеет конкретного исполнителя. Каждый исполнитель, участвующий в цепочке имеет полную информацию о предыдущих этапах общения с клиентом. Таким образом, идеальной ситуацией является та, при которой исполнители не общаются между собой устно – это утопия, но она является идеалом построения коммуникативных процессов внутри компании.

Система управления TaskToDo имеет возможность неограниченного создания шаблонов, что позволяет формализовать абсолютно все процессы в компании, а значит получить над ними полный контроль и минимизировать ошибки, происходящие из-за человеческого фактора.

Спланировав один раз шаблон, руководитель имеет возможность при постановке задачи на новый проект, выбрать необходимый шаблон, указать дату начала, ответственных лиц и запустить проект в работу. При этом, все задействованные сотрудники автоматически получают ряд последовательных задач, которые должны выполняться друг за другом.

Данный подход к проектному циклу, позволяет избежать издержек из-за повторного исполнения тех или иных задач, задержек сроков сдачи проекта, «потери» этапов проектных циклов и т.д.

Все этапы проектного цикла отображаются в виде диаграмм, списков задач, временных срезов и т.д. Что позволяет оперативно получать информацию о каждом этапе и предотвращать внештатные ситуации.
На нижеприведенной иллюстрации отображен срез задач по датам. Из него руководитель видит, что сотруднику назначена задача, от которой завися две последующие. Что две последующие назначены через 12 дней, после выполнения головной задачи и т.д.

Дополнительные возможности системы

Помимо функции постановки и контроля задач, система TaskToDo имеет ряд дополнительных возможностей, позволяющих руководить процессами в компании.

Индивидуальная страница пользователя
Для каждого пользователя, зарегистрированного в системе, создается индивидуальная страница, на которой выводятся все задачи, относящиеся к нему (поставленные на него руководителями). Задачи делятся на несколько категорий:

Просроченные – те задачи, которые пользователь не выполнил в указанные сроки
Задачи на сегодня – те задачи, которые должны быть выполнены текущим числом
Будущие задачи – задачи, назначенные на будущие даты
Задачи на проверку – выполненные задачи, проверяющим которых назначен пользователь
Задачи которые невозможно выполнить – задачи, проверяющим которых назначен пользователь, и которые возвращены исполнителем по причине не возможности выполнения

Внешний вид индивидуальной страницы пользователя

Календарь

Каждый пользователь, добавленный в систему, имеет собственный календарь посещений, в котором он обязан отмечаться при приходе и уходе с работы, а так же имеет возможность планировать свое посещение на рабочем месте, при помощи дополнительного функционала. Руководителям доступен срез посещаемости и нахождения на рабочем месте для каждого сотрудника.
Также календарь пользователя имеет функционал, позволяющий подавать заявки на отпуск и планировать его руководством. Это значит, что каждый сотрудник, перед тем как уйти в отпуск, должен подать заявку через систему (за время, определенное руководством), при этом заявка поступает начальнику сотрудника, который в свою очередь согласовывает ее и дает разрешение, либо отклоняет заявку. При помощи данного функционала, руководство имеет полное представление о ситуации с отпусками, что позволяет предусмотреть «простои» производства и избежать их.

Каждый сотрудник имеет возможность подать заявку на отгул, при этом, если начальник дает разрешение на это, в графике присутствия сотрудника отмечается день когда тот будет отсутствовать.

Руководитель имеет возможность расставить праздники в календаре, что будет сказываться на всей системе. Если задача попадает на дату праздника или выходного, она автоматически переносится на первый рабочий день.
Для каждого сотрудника ведется отчет его выработки в часах, что позволяет начальнику сотрудника с точностью рассчитывать з/п своего подчиненного, и имеет представление о эффективности его работы.

Срез посещаемости сотрудника в течение недели

Внешний вид календаря пользователя

Клиенты
В системе существует база клиентов (настраивается под компанию), в которой находятся все клиенты. При запуске начала сотрудничества, клиент добавляется через удобную форму. В дальнейшем, при постановке задач, они привязываются к заранее созданным клиентам. Для каждого клиента создается рабочая группа. В зависимости от сотрудников, входящих в группу, задачи распределяются между ними. Клиентов можно группировать по направлениям работ, необходимых для выполнения заказа, например, строительство, ремонт, реставрация и т.д. Все проекты, ведущиеся компанией, отображаются в левой колонке интерфейса системы (см. макеты, предоставленные выше).

Пример формы добавления проекта (набор полей и списков формы, зависит от деятельности и задач компании)

Сотрудники
Система содержит базу всех сотрудников компании (информацию вносит администратор). Любой пользователь, у которого есть права на просмотр этой базы, имеет возможность получить всю информацию о каждом сотруднике компании – адрес электронной почты, телефон, номер ICQ, ФИО и т.д. В зависимости от требований компании, данные о сотруднике настраиваются соответствующим образом. Данный функционал позволяет оперативно получать информацию о сотрудниках в случае такой необходимости.

Пользовательские справочники
Система позволяет создавать неограниченное количество справочников, для хранения информации, полезной для сотрудников компании. Это могут быть нормативные документы, информация по расценкам компании, информация о партнерах и т.д. В зависимости от конфиденциальности справочника, он может быть доступен только определенной группе сотрудников или руководителям.
В зависимости от содержимого справочника, он может содержать любое количество полей данных, например, для справочника о партнерах компании может быть создан следующий набор информационных полей: «правовая форма», «название», «реквизиты», «контактное лицо», «контактный телефон», «контактный e-mail» и т.д.

Использование справочников позволяет хранить всю информацию компании в одном месте, и иметь постоянный доступ к ней всеми сотрудниками компании (в зависимости от прав доступа к той или иной информации).

Внешний вид категорий справочников

Блок-схемы системы

Схема взаимодействия в распределенной системе управления процессами

Данная блок-схема демонстрирует возможность работы с системой из разных мест. Из схемы видно, что с системой можно работать как из нескольких офисов, в которых рабочие места подключены к единым серверам, так и с удаленного компьютера (из дома), подключенного к интернету. Система может также успешно работать в локальной сети.

Схема взаимодействия пользователей с системой

Технические средства реализации

Хранение данных: Microsoft SQL Server или MySQL
Серверное программное обеспечение (авторизация, обмен данными): C++
Средства обеспечения конфиденциальной пересылки данных: SSL
Программное обеспечение автоматизированных рабочих мест: С++
Интерфейсы Web-ориентированных рабочих мест: PHP, Java Script
Средства обеспечения конфиденциальной работы Web-ориентированных рабочих мест: HTTPS

Этапы разработки

Препроектный этап, описание управленческих процессов.
Разработка и согласование технического задания
Проработка схемы данных и алгоритмов работы системы
Адаптация серверного ядра узлов доступа к данным системы
Реализация клиентских компонент системы (Интерфейсы автоматизированных рабочих мест, Web-ориентированные интерфейсы)
Перенос имеющихся данных в систему
Внедрение
Обучение персонала
Реализация дополнительной функциональности

Расчетная стоимость внедрения системы

Версия для печати

Подробное описание TTD

Вакансии